鄭州會展活動公司認為對會議場所進行實地考察的工作是非常重要的，也一定是不能夠省略掉的，那么這個過程重要在什么地方呢？在這個過程中你可以接觸到場地的各個方面，以確定它是否符合你的需要和要求。考察過程中你還可以接觸場地的工作人員，通過和他們的交流你可以觀察他們是否真的以客戶為中心，是否會為會議的成功舉辦盡心盡力。
為實地考察作準備
場點考察一定嚴格周到?？疾烨耙M行精心準備，把需要考察的地方先標示出來，然后列出考察項目清單，清單上也可以只列出一些需要回答的問題。此外，你也可以事先把清單交給場地，這樣他們可以在你到達之前把問題的答案準備好。
實地考察的日程安排也很重要。即使合同或協(xié)議已經(jīng)簽定仍有再考察一遍的必要。這一點確實很重要，因為很多的會議合同是幾年前簽定的。一般來說，酒店和設施在正常情況下，每年都會做小范圍的維修和保養(yǎng)，每6到7年作一次大范圍的翻修和更新。場地周圍地區(qū)在合同簽定和會議正式召開這一段時間內(nèi)也會發(fā)生一些變化。更重要的是，當你作實地考察時，你認識了那里的員工，而他們也要了解你喜歡什么，不喜歡什么，偏愛什么和你的要求是什么，這些對加強雙方的工作關系都將起到積極的作用。
場點考察
A、要使場點考察更有意義更有效，首先要做的事就是確定時間，要讓會議銷售經(jīng)理、餐飲經(jīng)理、宴會經(jīng)理和其他有關人員都可以準時出席(在美國，還要讓目的地管理公司(CVB)的代表出席)。如果有關部門未能全部出席，那么考察也就失去了意義，只能是在浪費你和他們的時間。一旦日期和時間確定下來，你要立刻以書面形式落實下來。你不會希望當你達到現(xiàn)場后，對方還沒有準備。
B、至于時間安排，你首先要讓對方知道哪些設施是你一定要考察的，具體的考察項目是哪些，你有多少時間等。這樣的話，對方就會事先為你制訂一張日程表，然后送交給你確認。雖然所有的事都已經(jīng)以書面形式落實下來了，但你還是要在考察前提前兩天再打個電話確認一下，看看是否一切都將按原計劃進行。其實，如果你不居住在場地附近，酒店通常都會為你提供一間免費客房或折扣客房。
C、有些會議策劃者為了了解場地的實際運作情況也會采取秘密考察的方式，因為如果你給酒店足夠的時間準備，他們肯定展示的是非常好的狀態(tài)，秘密考察則可以對他們的日常運作情況進行了解以便確認這是不是就是你和會議所需要的標準。如果單獨考查不在你的預算范圍內(nèi)，那么你也可以比預約時間提早幾個小時到，然后做同樣的事——仔細觀察。
D、考察可以分成兩個部分：參觀和會談。酒店人員，或許還有CVB代表將和你一起參觀。如果是大型會議，與會者來自四面八方，那么CVB代表還會在你這次參觀和會談之前或之后帶你參觀該城市的一些其他設施。在酒店里，你應該要求察看所有會議室、宴會廳、餐飲設施、各種客房類型和娛樂設施等，讓他們給你看一看平面示意圖和布局，看哪些zui能符合你的要求。你需要把所有要求向他們講解清楚，聽聽他們的建議，多問一些“如果這樣……那會怎么樣……”之類的問題，爭取考察工作能夠面面俱到。
E、至于客房，要了解單人客房、雙人客房、標準客房和加大客房的組合情況。根據(jù)會議需要，你或許還需要預定貴賓套房。如果需要，應該向對方解釋清楚以便他們能夠及時準備。
F、關于食品和飲料，你可以詢問餐飲經(jīng)理一些有關主題和菜單設計的問題?？梢砸髮Ψ浇o你提供實例圖片以便了解實際情況。你也可以帶上自己的相機拍一些照片資料。圖片比較直觀，一張圖片勝過千言描述，有時很難用語言描述食品的樣子和裝飾效果。如果你有一些自己喜歡的菜式的圖片，可以拿給對方看，他們會告訴你是否可以做出同樣的菜式。
G、如果會議的開幕式是一場大型全體會議，那么舞臺布置、視聽設備、會議布局等都非常重要。如果與會者有上千人，你還應考慮在不同角度安置4到6個屏幕以便每位與會者都能看清發(fā)言人，聽清楚他在講些什么。當然，要多咨詢設施工作人員，聽聽他們的建議和意見，向他們討教以往成功的經(jīng)驗。同時，你要讓該設施的人員知道他們只是你考察名單中的一個，這樣做的目的一是希望對方如實告訴你詳情，二是你可以為自己爭取到更為優(yōu)惠的價格。
如果實地考察確實行不通怎么辦?比如，你的預算不允許或者這只是個小型會議，而且場地口碑還不錯?是不是就不需要考察了?我們鄭州會展活動公司的回答是：不。你仍然需要進行考察。你可以借助于現(xiàn)代科技進行電話考察和在線考察?，F(xiàn)在，很多酒店和會議中心都設計有設施虛擬游。在這些虛擬游中，他們會向你演示會議室的不同布局。此外，你還可以向它們索取宣傳冊和其他資料?？傊?，實地考察是會議策劃過程中不可或缺的一步。
檢驗一覽表
在做實地考察過程中對你幫助很大的當數(shù)檢驗一覽表，它可以使你的考察工作周到細致，條理清晰。檢驗一覽表有多個組成部分，而且有時可以長達數(shù)頁。其主要部分如下：
A、di一部分通常是酒店信息，首先介紹該設施概況、地址、電話、傳真、800免費咨詢電話、建成年代、是否有過更新、網(wǎng)址等等。
B、其次是地理位置介紹，主要內(nèi)容涉及該設施的便利情況，如離得近的機場，附近的交通工具，與主要目的地、娛樂設施、購物中心和餐館之間的距離。
C、第三是聯(lián)系人和聯(lián)系方式，這部分很重要，你應該隨時帶在身邊以備查閱，因為上面列的都是關鍵人物的姓名、電話、電子郵件和傳真。
D、第四是停車場和附近酒店信息。當與會者開車或租車來參加會議時，停車場信息非常重要。要知道，在美國有些城市，停車費用可高達30美元一天，所以，停車費是個需要特別關注的問題，因為你不希望你的與會者為昂貴的停車費用而沮喪惱火。提供附近酒店信息主要是為防止與會人員不愿意待在東道主酒店時，他們可以有更多的選擇。
至于設施內(nèi)部，你需要準備一份客房檢驗一覽表，其中包含：
a、所有客房類型
b、可使用數(shù)量
c、是否允許吸煙
d、是否有殘疾人客房等
需要檢查的還有：
a、入住時間和離開時間
b、門童服務
c、免費客房政策
d、客房內(nèi)是否有有線電視
e、迷你吧臺
f、互聯(lián)網(wǎng)接入
g、室內(nèi)保險箱
h、安全措施
i、電話及收費規(guī)定
j、電吹風
k、熨衣板
l、洗衣服務等
與設施相關的其他地方也需要一并檢查，如：
a、餐廳
b、客房送餐服務
c、健身房
d、商務中心
e、禮品店
f、美容沙龍
g、商店
h、游泳池
i、休息室等。
此外，所有商業(yè)網(wǎng)點的營業(yè)時間和餐廳的容量都是你在確定會址和設施時應該了解的重要信息。
建筑本身也是檢驗一覽表需要檢查的內(nèi)容：
a、地面規(guī)劃很重要，尤其是當你把大宴會廳先用做展覽大廳，然后再改為慶典晚會場地時，地面的規(guī)劃就顯得尤其重要，因為它要適合兩種用途。
b、是否有活動隔斷墻?；顒痈魯鄩梢杂脕韺⒋髲d分割成多個小會議室，這樣許多分會就可以同時進行。
c、如果靠近報到注冊處能有個貯藏間，那么會議資料的存放和整理將省卻很多麻煩。
d、會議室的格柵，墻面裝飾、地面裝飾
e、會議室面積大小
f、插座數(shù)量和位置等
如果有大型展品，那么還要考慮貨物通道、電梯和裝卸地點等。
餐飲是一定是考察的內(nèi)容，因為至少你也要為與會者提供咖啡、茶、軟飲料和茶點。你需要了解：
a、菜單
b、價格
c、支付方式等
還要檢查與餐飲配套的其他服務，如：
a、視聽
b、安全
c、攝影
d、花草
e、保潔
f、展位布置
g、家具等等
無論這些服務項目是由機構內(nèi)部服務部門提供還是雇請的合約服務，鄭州會展活動公司建議所有服務商的聯(lián)系電話和聯(lián)系方式都要一一記錄在案，這樣的話呢，沒有問題更好，一旦出現(xiàn)了任何差錯我們都是有據(jù)可查的！
