鄭州會(huì)展活動(dòng)公司認(rèn)為對(duì)會(huì)議場所進(jìn)行實(shí)地考察的工作是非常重要的，也一定是不能夠省略掉的，那么這個(gè)過程重要在什么地方呢？在這個(gè)過程中你可以接觸到場地的各個(gè)方面，以確定它是否符合你的需要和要求?？疾爝^程中你還可以接觸場地的工作人員，通過和他們的交流你可以觀察他們是否真的以客戶為中心，是否會(huì)為會(huì)議的成功舉辦盡心盡力。
為實(shí)地考察作準(zhǔn)備
場點(diǎn)考察一定嚴(yán)格周到?？疾烨耙M(jìn)行精心準(zhǔn)備，把需要考察的地方先標(biāo)示出來，然后列出考察項(xiàng)目清單，清單上也可以只列出一些需要回答的問題。此外，你也可以事先把清單交給場地，這樣他們可以在你到達(dá)之前把問題的答案準(zhǔn)備好。
實(shí)地考察的日程安排也很重要。即使合同或協(xié)議已經(jīng)簽定仍有再考察一遍的必要。這一點(diǎn)確實(shí)很重要，因?yàn)楹芏嗟臅?huì)議合同是幾年前簽定的。一般來說，酒店和設(shè)施在正常情況下，每年都會(huì)做小范圍的維修和保養(yǎng)，每6到7年作一次大范圍的翻修和更新。場地周圍地區(qū)在合同簽定和會(huì)議正式召開這一段時(shí)間內(nèi)也會(huì)發(fā)生一些變化。更重要的是，當(dāng)你作實(shí)地考察時(shí)，你認(rèn)識(shí)了那里的員工，而他們也要了解你喜歡什么，不喜歡什么，偏愛什么和你的要求是什么，這些對(duì)加強(qiáng)雙方的工作關(guān)系都將起到積極的作用。
場點(diǎn)考察
A、要使場點(diǎn)考察更有意義更有效，首先要做的事就是確定時(shí)間，要讓會(huì)議銷售經(jīng)理、餐飲經(jīng)理、宴會(huì)經(jīng)理和其他有關(guān)人員都可以準(zhǔn)時(shí)出席(在美國，還要讓目的地管理公司(CVB)的代表出席)。如果有關(guān)部門未能全部出席，那么考察也就失去了意義，只能是在浪費(fèi)你和他們的時(shí)間。一旦日期和時(shí)間確定下來，你要立刻以書面形式落實(shí)下來。你不會(huì)希望當(dāng)你達(dá)到現(xiàn)場后，對(duì)方還沒有準(zhǔn)備。
B、至于時(shí)間安排，你首先要讓對(duì)方知道哪些設(shè)施是你一定要考察的，具體的考察項(xiàng)目是哪些，你有多少時(shí)間等。這樣的話，對(duì)方就會(huì)事先為你制訂一張日程表，然后送交給你確認(rèn)。雖然所有的事都已經(jīng)以書面形式落實(shí)下來了，但你還是要在考察前提前兩天再打個(gè)電話確認(rèn)一下，看看是否一切都將按原計(jì)劃進(jìn)行。其實(shí)，如果你不居住在場地附近，酒店通常都會(huì)為你提供一間免費(fèi)客房或折扣客房。
C、有些會(huì)議策劃者為了了解場地的實(shí)際運(yùn)作情況也會(huì)采取秘密考察的方式，因?yàn)槿绻憬o酒店足夠的時(shí)間準(zhǔn)備，他們肯定展示的是非常好的狀態(tài)，秘密考察則可以對(duì)他們的日常運(yùn)作情況進(jìn)行了解以便確認(rèn)這是不是就是你和會(huì)議所需要的標(biāo)準(zhǔn)。如果單獨(dú)考查不在你的預(yù)算范圍內(nèi)，那么你也可以比預(yù)約時(shí)間提早幾個(gè)小時(shí)到，然后做同樣的事——仔細(xì)觀察。
D、考察可以分成兩個(gè)部分：參觀和會(huì)談。酒店人員，或許還有CVB代表將和你一起參觀。如果是大型會(huì)議，與會(huì)者來自四面八方，那么CVB代表還會(huì)在你這次參觀和會(huì)談之前或之后帶你參觀該城市的一些其他設(shè)施。在酒店里，你應(yīng)該要求察看所有會(huì)議室、宴會(huì)廳、餐飲設(shè)施、各種客房類型和娛樂設(shè)施等，讓他們給你看一看平面示意圖和布局，看哪些zui能符合你的要求。你需要把所有要求向他們講解清楚，聽聽他們的建議，多問一些“如果這樣……那會(huì)怎么樣……”之類的問題，爭取考察工作能夠面面俱到。
E、至于客房，要了解單人客房、雙人客房、標(biāo)準(zhǔn)客房和加大客房的組合情況。根據(jù)會(huì)議需要，你或許還需要預(yù)定貴賓套房。如果需要，應(yīng)該向?qū)Ψ浇忉屒宄员闼麄兡軌蚣皶r(shí)準(zhǔn)備。
F、關(guān)于食品和飲料，你可以詢問餐飲經(jīng)理一些有關(guān)主題和菜單設(shè)計(jì)的問題。可以要求對(duì)方給你提供實(shí)例圖片以便了解實(shí)際情況。你也可以帶上自己的相機(jī)拍一些照片資料。圖片比較直觀，一張圖片勝過千言描述，有時(shí)很難用語言描述食品的樣子和裝飾效果。如果你有一些自己喜歡的菜式的圖片，可以拿給對(duì)方看，他們會(huì)告訴你是否可以做出同樣的菜式。
G、如果會(huì)議的開幕式是一場大型全體會(huì)議，那么舞臺(tái)布置、視聽設(shè)備、會(huì)議布局等都非常重要。如果與會(huì)者有上千人，你還應(yīng)考慮在不同角度安置4到6個(gè)屏幕以便每位與會(huì)者都能看清發(fā)言人，聽清楚他在講些什么。當(dāng)然，要多咨詢設(shè)施工作人員，聽聽他們的建議和意見，向他們討教以往成功的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，你要讓該設(shè)施的人員知道他們只是你考察名單中的一個(gè)，這樣做的目的一是希望對(duì)方如實(shí)告訴你詳情，二是你可以為自己爭取到更為優(yōu)惠的價(jià)格。
如果實(shí)地考察確實(shí)行不通怎么辦?比如，你的預(yù)算不允許或者這只是個(gè)小型會(huì)議，而且場地口碑還不錯(cuò)?是不是就不需要考察了?我們鄭州會(huì)展活動(dòng)公司的回答是：不。你仍然需要進(jìn)行考察。你可以借助于現(xiàn)代科技進(jìn)行電話考察和在線考察?，F(xiàn)在，很多酒店和會(huì)議中心都設(shè)計(jì)有設(shè)施虛擬游。在這些虛擬游中，他們會(huì)向你演示會(huì)議室的不同布局。此外，你還可以向它們索取宣傳冊和其他資料。總之，實(shí)地考察是會(huì)議策劃過程中不可或缺的一步。
檢驗(yàn)一覽表
在做實(shí)地考察過程中對(duì)你幫助很大的當(dāng)數(shù)檢驗(yàn)一覽表，它可以使你的考察工作周到細(xì)致，條理清晰。檢驗(yàn)一覽表有多個(gè)組成部分，而且有時(shí)可以長達(dá)數(shù)頁。其主要部分如下：
A、di一部分通常是酒店信息，首先介紹該設(shè)施概況、地址、電話、傳真、800免費(fèi)咨詢電話、建成年代、是否有過更新、網(wǎng)址等等。
B、其次是地理位置介紹，主要內(nèi)容涉及該設(shè)施的便利情況，如離得近的機(jī)場，附近的交通工具，與主要目的地、娛樂設(shè)施、購物中心和餐館之間的距離。
C、第三是聯(lián)系人和聯(lián)系方式，這部分很重要，你應(yīng)該隨時(shí)帶在身邊以備查閱，因?yàn)樯厦媪械亩际顷P(guān)鍵人物的姓名、電話、電子郵件和傳真。
D、第四是停車場和附近酒店信息。當(dāng)與會(huì)者開車或租車來參加會(huì)議時(shí)，停車場信息非常重要。要知道，在美國有些城市，停車費(fèi)用可高達(dá)30美元一天，所以，停車費(fèi)是個(gè)需要特別關(guān)注的問題，因?yàn)槟悴幌Ｍ愕呐c會(huì)者為昂貴的停車費(fèi)用而沮喪惱火。提供附近酒店信息主要是為防止與會(huì)人員不愿意待在東道主酒店時(shí)，他們可以有更多的選擇。
至于設(shè)施內(nèi)部，你需要準(zhǔn)備一份客房檢驗(yàn)一覽表，其中包含：
a、所有客房類型
b、可使用數(shù)量
c、是否允許吸煙
d、是否有殘疾人客房等
需要檢查的還有：
a、入住時(shí)間和離開時(shí)間
b、門童服務(wù)
c、免費(fèi)客房政策
d、客房內(nèi)是否有有線電視
e、迷你吧臺(tái)
f、互聯(lián)網(wǎng)接入
g、室內(nèi)保險(xiǎn)箱
h、安全措施
i、電話及收費(fèi)規(guī)定
j、電吹風(fēng)
k、熨衣板
l、洗衣服務(wù)等
與設(shè)施相關(guān)的其他地方也需要一并檢查，如：
a、餐廳
b、客房送餐服務(wù)
c、健身房
d、商務(wù)中心
e、禮品店
f、美容沙龍
g、商店
h、游泳池
i、休息室等。
此外，所有商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的營業(yè)時(shí)間和餐廳的容量都是你在確定會(huì)址和設(shè)施時(shí)應(yīng)該了解的重要信息。
建筑本身也是檢驗(yàn)一覽表需要檢查的內(nèi)容：
a、地面規(guī)劃很重要，尤其是當(dāng)你把大宴會(huì)廳先用做展覽大廳，然后再改為慶典晚會(huì)場地時(shí)，地面的規(guī)劃就顯得尤其重要，因?yàn)樗m合兩種用途。
b、是否有活動(dòng)隔斷墻。活動(dòng)隔斷墻可以用來將大廳分割成多個(gè)小會(huì)議室，這樣許多分會(huì)就可以同時(shí)進(jìn)行。
c、如果靠近報(bào)到注冊處能有個(gè)貯藏間，那么會(huì)議資料的存放和整理將省卻很多麻煩。
d、會(huì)議室的格柵，墻面裝飾、地面裝飾
e、會(huì)議室面積大小
f、插座數(shù)量和位置等
如果有大型展品，那么還要考慮貨物通道、電梯和裝卸地點(diǎn)等。
餐飲是一定是考察的內(nèi)容，因?yàn)橹辽倌阋惨獮榕c會(huì)者提供咖啡、茶、軟飲料和茶點(diǎn)。你需要了解：
a、菜單
b、價(jià)格
c、支付方式等
還要檢查與餐飲配套的其他服務(wù)，如：
a、視聽
b、安全
c、攝影
d、花草
e、保潔
f、展位布置
g、家具等等
無論這些服務(wù)項(xiàng)目是由機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)部門提供還是雇請的合約服務(wù)，鄭州會(huì)展活動(dòng)公司建議所有服務(wù)商的聯(lián)系電話和聯(lián)系方式都要一一記錄在案，這樣的話呢，沒有問題更好，一旦出現(xiàn)了任何差錯(cuò)我們都是有據(jù)可查的！
